Remboursements de frais propres à l'employeur
L'ONSS publie un tableau adapté des forfaits
Dans ses instructions destinées aux employeurs concernant le troisième trimestre de 2010, l'ONSS a, pour la première fois, publié un tableau des différents postes pour lesquels elle accepte une estimation forfaitaire.
Avec les instructions relatives au premier trimestre de 2011, l'ONSS publie à présent un tableau adapté. Depuis le 1er janvier 2011, l'employeur peut tenir compte de ces nouveautés lors de l'octroi d'indemnités pour frais exposés.
Indemnisations de frais
Le remboursement des frais par l'employeur est expressément exclu de la notion de rémunération pour l'ONSS. Par conséquent, aucune cotisation de sécurité sociale n'est due.
Ce principe paraît simple. Mais il ne faut pas se fier aux apparences. Les indemnités pour frais constituent sans doute l'élément le plus difficile à évaluer parmi les exclusions de la notion de rémunération pour l'ONSS, car il est celui qui prête le plus à interprétation. Pour être exclue, l'utilisation de l'indemnité pour frais doit remplir certaines conditions de manière cumulative. Plus précisément:
- l'indemnité doit correspondre au remboursement de frais réels, et ne pas créer un enrichissement du travailleur
- le remboursement doit être effectué sur la base des frais réels ou d'un forfait en rapport avec la hauteur réelle des dépenses
- l'employeur doit être tenu au remboursement des frais au travailleur.
Charge de la preuve
Depuis le 1er janvier 2010, le principe selon lequel, en cas de contestation, c'est l'employeur qui doit pouvoir démontrer l'exactitude de l'estimation des frais à l'aide de pièces probantes, est fixé légalement.
Remboursement forfaitaire
L'ONSS a toujours manifesté une certaine réticence à l'égard des estimations forfaitaires, mais elle les a acceptées dans la pratique pour les frais mineurs qui sont difficilement démontrables. Un certain nombre de ces montants ont déjà été officieusement communiqués il y a quelque temps.
Dans les instructions destinées aux employeurs pour le troisième trimestre de 2010, l'ONSS a publié, pour la première fois, les différents postes pour lesquels elle accepte une estimation forfaitaire, en mentionnant à chaque fois les montants et les conditions dans lesquelles ils peuvent être appliqués. Il s'agit de postes de dépenses tels que les frais de route, les frais de bureau, les vêtements de travail, les frais d'automobile,...
Avec les instructions relatives au premier trimestre de 2011, l'ONSS publie à présent un tableau adapté. Depuis le 1er janvier 2011, l'employeur peut tenir compte de ces nouveautés lors de l'octroi d'indemnités pour frais exposés. Les modifications apportées dans le tableau (écrit en rouge) concernent:
- un certain nombre de montants qui sont majorés
- les frais de bureau payés à un travailleur qui effectue une partie de son travail à domicile. L'explication dans ce cadre est clarifiée.
| Type de frais | Montants | Conditions |
| Déplacements entre le domicile et le lieu de travail et déplacements professionnels en : - voiture - vélo |
0,3178 EURO/km 0,21 EURO/km |
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| Frais de route pour les travailleurs non sédentaires absence de facilités repas |
8,00 EURO/jour 6,00 EURO/jour |
Non-sédentaire = le travailleur est tenu de se déplacer pendant la journée de travail (min. 4 heures consécutives) et facilités: il ne peut utiliser les sanitaires, ni les autres facilités qui sont disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers ; repas: le montant de l'indemnité de repas ne sera accepté que si le travailleur ne peut faire autrement que consommer un repas à l'extérieur. |
| Frais de séjour en Belgique | 30,00 EURO/nuit |
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| Frais de bureau les travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile les travailleurs à domicile (contrat de travail ou emploi dans des conditions similaires) les télétravailleurs |
112,72 EUR /mois 10% 10% |
- couvre les fraisde chauffage, d'électricité, de petit matériel de bureau, ... Le forfait ne peut être octroyé qu'aux travailleurs qui prestent structurellement et régulièrement une partie de leur temps de travail à domicile et qui doivent, par conséquent, aménager un espace dans leur habitation où ils peuvent effectuer ce travail. En ce qui concerne les travailleurs qui disposent d'un poste de travail auprès de leur employeur, ce forfait ne sera accepté que si leur description de fonction mentionne clairement qu'ils doivent régulièrement effectuer une partie de leur travail à domicile. Pour ce qui est des travailleurs qui relèvent de la législation sur la durée du travail, ce forfait n'est donc pas accepté lorsqu'il s'agit d'un travailleur qui preste le temps de travail légal maximal en vigueur pour lui presque exclusivement sur le lieu de travail aménagé par l'employeur. 10% de la rémunération brute, celle-ci étant limitée à la partie qui se rapporte aux prestations fournies à domicile 10% de la rémunération brute, celle-ci étant limitée à la partie qui se rapporte au télétravail |
| Outils de travail | 1,25 EURO/jour | le travailleur doit utiliser ses propres outils de travail |
| Vêtements de travail: - achat - entretien Vêtements du travailleur (entretien et usure) |
1,53 EURO/jour 1,53 EURO/jour 0,76 EURO/jour |
Concerne les vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, gants de protection, ...) ou les autres vêtements imposés par l'employeur qui ne peuvent être portés comme vêtements de ville ou de loisir (uniforme, ...). Concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et les sous-vêtements qui doivent être fréquemment lavés suite à une utilisation dans des conditions de travail sales. |
| Frais d'automobile garage parking car-wash |
50 EURO/mois 15 EURO/mois 15,00 EURO/mois |
Le véhicule est essentiellement utilisé à des fins professionnelles. Si l'employeur le requiert pour la sécurité du véhicule ou de son contenu. Ne peut être octroyée que pour autant que l'obligation de stationner le véhicule en toute sécurité soit imposée à l'ensemble des travailleurs se trouvant dans la même situation. Peu importe à cet égard si le travailleur est le propriétaire du garage ou non. Si le travailleur doit régulièrement payer des petits montants pour le stationnement. Si la nature de la fonction requiert un véhicule dans un état irréprochable. |
Montants maximum
Les montants mentionnés sont des montants maximum. Les employeurs qui estiment que les frais faits sont supérieurs aux montants forfaitaires peuvent certes rembourser les frais réels. Mais dans ce cas, il y a lieu de démontrer la réalité des frais pour l'ensemble des frais relatifs à un poste bien déterminé. Autrement dit: pour un même type de frais, on ne peut pas utiliser les deux systèmes - frais réels et forfait - ensemble. L'acceptation de forfaits ne porte, en outre, pas atteinte au principe selon lequel les frais faits ne peuvent en aucun cas être remboursés deux fois.
Et le fisc?
Nous retrouvons aussi (à première vue) un certain nombre des montants publiés par l'ONSS dans les montants utilisés par le fisc. Par exemple les frais liés aux voyages de service intérieurs ou les frais liés à l'utilisation professionnelle de la voiture personnelle du travailleur.
D'autres montants, tels que les frais de bureau, n'ont aucun rapport avec les montants qui sont communiqués au plan fiscal. Pour l'heure, il y a lieu de toujours conclure un accord (in)formel avec le fisc concernant de tels postes.
Et que faire ?
Nous conseillons toujours aux employeurs de faire attention dans l'octroi de ces frais.
Il est vrai qu'il est tentant d'octroyer de tels frais à l'employé afin de lui augmenter son net sans impact pour l'employeur mais ces frais doivent être préalablement justifier afin d'éviter un redressement important, tant en matière d'ONSS que d'impôt.
Nous insistons donc pour que vous teniez à disposition d'un contrôle une feuille reprenant les dépenses réelles de votre employé(e) sur deux ou trois mois dont la moyenne correspond au montant des frais octroyés ou d'un accord individuel avec votre inspecteur.
Nous restons à votre disposition via notre site (www.bhpartners.be) ou par mail (bhallak@bhpartners.be)
(Source: www.securite-sociale.be - Instructions destinées aux employeurs - troisième trimestre de 2010.)
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